Pengertian Media Visit, Fungsi dan Cara Mengadakannya

Media visit adalah salah satu kegiatan humas perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan pihak media massa. Insan pers merupakan mitra strategis perusahaan yang memiliki pengaruh besar dalam penyebaran informasi organisasi.

Oleh karena itu, kegiatan ini penting untuk dilakukan karena membuka jalan organisasi mendapatkan eksposur yang lebih yang lebih luas dan berdampak. Lantas, apa itu media visit? Simak rangkuman informasi selengkapnya berikut ini.

Media Visit adalah

Media visit adalah kegiatan kunjungan perusahaan ke kantor media untuk bertemu langsung dengan jurnalis. Kegiatan ini berlangsung dalam suasana yang cenderung santai dan non-formal.

Dalam pertemuan ini, perwakilan perusahaan, seperti humas dan jajaran manajemen, memperkenalkan profil, produk, atau layanan mereka yang dinilai layak diberitakan. Formatnya bisa berupa pertemuan tatap muka, presentasi singkat, dan sesi tanya jawab untuk menggali informasi lebih dalam.

Selain memperkenalkan perusahaan, media visit juga dilakukan sebagai sarana membangun hubungan yang lebih personal dengan rekan media. Kedekatan ini diharapkan mampu menciptakan kepercayaan, sehingga komunikasi kedua pihak di masa depan akan lebih mudah.

Dalam konteks strategi humas, pertemuan ini adalah bagian penting dari upaya menjaga relasi, memperluas jaringan, dan memastikan pesan perusahaan tersampaikan dengan baik. Manfaat yang besar ini membuat kunjungan pers kerap dilakukan secara berkala, minimal sekali dalam satu tahun.

Bagi jurnalis, kegiatan ini bisa membantu mereka dalam memahami posisi bisnis organisasi secara langsung, sehingga pemberitaan yang dihasilkan lebih akurat dan berimbang. Karena itu, kunjungan ini penting dalam membuka ruang bagi kedua pihak untuk berdiskusi secara lebih bebas dibandingkan forum resmi seperti konferensi pers. 

Pentingnya Media Visit

Kunjungan media bukan sekadar kegiatan seremonial, tetapi memiliki tujuan penting bagi perusahaan. Salah satu alasan mengapa perusahaan harus melakukan media visit adalah untuk membangun hubungan jangka panjang yang baik dan saling menguntungkan dengan para jurnalis.

Melalui komunikasi yang lebih dekat dan terbuka, peluang organisasi mendapatkan pemberitaan positif semakin besar. Kunjungan ini juga memberi ruang bagi perusahaan untuk menjelaskan isu yang rumit atau memperkenalkan produk baru mereka secara langsung dan eksklusif, sehingga media mendapatkan pemahaman yang jelas.

Saat muncul isu negatif, pertemuan ini menjadi kesempatan untuk menyampaikan penjelasan dari sudut pandang perusahaan agar tidak terjadi salah persepsi. Selain itu, pertemuan ini juga membantu memperluas jangkauan pesan perusahaan, sehingga jangkauan audiensnya lebih luas dan tepat.

Cara Mengadakan Media Visit

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan melakukan media visit agar kegiatan berjalan lancar dan sesuai tujuan bisnis. Berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan:

1. Tentukan Tujuan Kunjungan

Sebelum melakukan kunjungan, tentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut, seperti memperkenalkan produk, membangun citra organisasi, atau mendorong liputan untuk publikasi. Dengan tujuan yang jelas, tim humas bisa menyiapkan materi kegiatan relevan.

2. Pilih Media yang Tepat

Pastikan untuk memilih media paling relevan dengan industri dan audiens perusahaan. Hal ini akan membuat pesan tersampaikan dengan lebih efektif.

3. Hubungi Redaksi dan Atur Jadwal Pertemuan

Ajukan permohonan kunjungan jauh-jauh hari dan sertakan rencana kegiatan. Lakukan konfirmasi ulang beberapa hari sebelum hari-H agar jadwal tetap aman dan tidak mengganggu aktivitas redaksi.

4. Siapkan Materi

Sebelum kunjungan, persiapkan press kit, presentasi, daftar Q&A, dan materi pendukung lain. Jika perlu, bawa contoh produk yang ingin diperkenalkan.

5. Jalin Interaksi Positif

Saat pertemuan berlangsung, bangun suasana profesional namun hangat agar diskusi berjalan lancar. Beri ruang bagi jurnalis untuk bertanya dan menggali informasi sesuai kebutuhan mereka.

6. Lakukan Follow Up

Setelah kunjungan, kirim ucapan terima kasih dan materi tambahan jika dibutuhkan. Pantau pemberitaan untuk melihat dampak kunjungan dan nilai efektivitasnya.