Entri Data Adalah: Pengertian, Tugas, dan Contohnya

Di era digital, pengelolaan informasi menjadi aspek penting dalam setiap operasional bisnis. Banyak orang yang belum menyadari bahwa entri data adalah pekerjaan krusial yang bertugas untuk memastikan setiap informasi tercatat rapi dah akurat.

Tanpa peran ini, proses analisis hingga pengambilan keputusan bisa terganggu oleh potensi kesalahan informasi. Lantas, seperti apa sebenarnya pekerjaan data entry tersebut? Simak rangkuman informasi selengkapnya berikut ini.

Pengertian Entri Data

Entry data adalah proses memasukkan, memperbarui, serta mengelola informasi ke dalam sistem komputer agar tersusun secara sistematis dan mudah diakses. Jenis statistik yang diolah ini sangat beragam, mulai dari laporan penjualan, catatan keuangan, stok barang, data pelanggan, hingga informasi pemasok.

Ruang lingkup pekerjaan ini sangat luas, tergantung pada kebutuhan perusahaan, namun umumnya berfokus pada kegiatan input dan pengolahan informasi secara akurat. Pada kondisi tertentu, profesi ini juga mencakup pembuatan laporan sederhana atau pengoperasian perangkat lunak dan database khusus.

Tujuan utama dari profesi ini adalah memastikan seluruh informasi terdokumentasi dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Perannya bukan hanya administratif, tapi juga menjaga kelancaran operasional dan meminimalkan risiko kesalahan pada laporan keuangan dan transaksi bisnis.

Di Indonesia, gaji staff atau admin data entry berada pada kisaran Rp 3-5 juta per bulan. Besaran tersebut dapat meningkat seiring evaluasi kinerja, tanggung jawab, serta tingkat keahlian yang dimiliki oleh pekerja.

Tugas dan Tanggung Jawab Entri Data

Tugas data entry tidak sekadar mengetik angka atau teks ke dalam sistem. Profesi ini menuntut ketelitian tinggi agar setiap informasi yang diolah benar-benar akurat dan dapat dipercaya. Beberapa tugas utamanya adalah sebagai berikut:

1. Menginput Data ke dalam Sistem

Admin entri data bertugas mengumpulkan informasi mentah dari berbagai sumber, seperti invoice, nota, atau formulir pelanggan. Catatan ini kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi seperti Excel, Google Sheets, atau software khusus dengan cepat dan presisi.

2. Memeriksa dan Memvalidasi Data

Setelah diinput, operator melakukan pengecekan ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau duplikasi. Proses validasi ini penting agar informasi tetap konsisten dan sesuai dengan dokumen aslinya.

3. Memperbarui Data Secara Berkala

Informasi yang tersimpan itu perlu diperbarui secara rutin karena sifatnya dinamis dan dapat berubah sewaktu-waktu. Contohnya adalah pembaruan stok, perubahan harga, atau penyesuaian statistik pelanggan.

4. Membuat Rekap dan Ringkasan Data

Profesi ini juga bertanggung jawab dalam menyusun rekap atau rangkuman dari informasi yang telah dikumpulkan. Ringkasan ini penting dan kerap dibutuhkan perusahaan untuk melihat kondisi bisnis secara menyeluruh dan terstruktur.

5. Menyusun Laporan Berdasarkan Data

Selain rekap, operator juga sering diminta untuk menyiapkan laporan informasi terbaru sesuai kebutuhan masing-masing departemen. Dalam proses ini, data diolah menjadi tabel atau visualisasi sederhana agar lebih mudah dipahami untuk kebutuhan bisnis perusahaan.

Contoh Pekerjaan Entri Data

Contoh pekerjaan untuk profesi ini dapat ditemukan di berbagai sektor industri, mulai dari perkantoran, retail, hingga layanan kesehatan. Selain itu, banyak juga pekerjaan data entry yang bersifat remote atau freelance, seperti input hasil survei, pengolahan database pelanggan, hingga administrasi toko online.

1. Akuntansi

Dalam bidang akuntansi, data entry bertugas mencatat seluruh transaksi keuangan seperti penjualan, pembayaran, dan metode transaksi secara detail dan akurat. Informasi ini digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan serta membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis.

2. Ritel

Pada industri ritel, profesi ini bertanggung jawab atas pencatatan pergerakan stok dan data penjualan setiap produk. Pengelolaan informasi penting dalam membantu toko menjaga ketersediaan barang, menghindari kesalahan stok, dan meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

3. Kesehatan

Di sektor kesehatan, pekerjaan ini berperan dalam mengelola dan memperbarui rekam medis pasien, termasuk informasi pribadi, riwayat penyakit, dan hasil pemeriksaan. Informasi tersebut digunakan tenaga medis untuk menunjang pelayanan, penjadwalan, dan pemantauan perawatan pasien.

Skill yang Dibutuhkan Data Entry

Agar bisa menjalankan tugas secara optimal, seorang operator harus memiliki kombinasi keterampilan teknis dan nonteknis yang mendukung pekerjaannya. Skill yang dibutuhkan oleh seorang entry data adalah sebagai berikut:

Keterampilan Teknis (Hard Skills)

• Penguasaan Perangkat Lunak: Seorang operator harus mampu mengoperasikan aplikasi pengolahan informasi seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sistem database lainnya.
• Ketelitian: Menjaga keakuratan informasi sangat penting agar tidak terjadi kesalahan input.
• Kecepatan Mengetik: Memiliki kemampuan mengetik cepat tanpa mengorbankan akurasi informasi yang diinput.
• Pemahaman Data: Mengerti jenis data yang diolah serta cara mengelompokkannya dengan benar dan efektif.

Keterampilan Nonteknis (Soft Skill)

• Detail-Oriented: Teliti dalam memeriksa dan mengelola informasi.
• Komunikatif: Mampu berkoordinasi dengan tim atau divisi lain terkait kebutuhan data.
• Manajemen Waktu: Dapat mengatur waktu kerja dan menyelesaikan tugas sesuai tenggat.
• Mandiri: Mampu bekerja secara independen tanpa pengawasan ketat.