10 Contoh Data Entry di Dunia Kerja dan Penjelasannya

Di balik kelancaran operasional perusahaan, ada sosok penting yang sering luput dari perhatian. Dia adalah operator yang mengelola informasi dan contoh data entry berbagai bidang dalam perusahaan.

Pekerjaan ini menjadi elemen penting dalam pengelolaan informasi agar bisnis dapat berjalan rapi dah terarah, karena pencatatan yang akurat akan memengaruhi proses pengambilan keputusan strategis. Namun, apa sebenarnya pekerjaan data entry tersebut? Simak rangkuman informasi selengkapnya berikut ini.

Apa Itu Data Entry?

Pekerjaan data entry merujuk pada aktivitas pengelolaan informasi digital, mulai dari memasukkan hingga memperbarui catatan agar tersimpan rapi dalam sistem komputer. Informasi yang diolah pun beragam, mencakup laporan penjualan, pembukuan keuangan, inventaris, basis pelanggan, hingga data pemasok. 

Lingkup pekerjaan seorang entry data menyesuaikan dengan kebutuhan setiap organisasi, tapi umumnya berfokus pada proses input dan pengolahan informasi secara tepat. Dalam praktiknya, peran ini juga kerap ditugaskan untuk membuat laporan sederhana serta penggunaan perangkat lunak atau sistem basis data khusus. 

Tujuan utama profesi ini adalah memastikan seluruh informasi terdokumentasi dengan baik agar dapat digunakan sebagai dasar analisis dan pengambilan keputusan. Selain administratif, perannya juga penting dalam menjaga kelancaran operasional serta mengurangi risiko kesalahan transaksi dan laporan finansial. 

Di Indonesia, kisaran gaji staff atau admin pengelola entri informasi berada di angka Rp3–5 juta per bulan. Nominal tersebut dapat meningkat seiring bertambahnya tanggung jawab, evaluasi kinerja, dan keahlian yang dimiliki.

10 Jenis Data Entry yang Sering Digunakan

Terdapat beberapa jenis informasi yang sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Berikut adalah beberapa contoh tugas data entry:

1. Entri Akuntansi

Pekerjaan ini berfokus pada pencatatan transaksi keuangan seperti penjualan, pembelian, dan arus kas. Dibutuhkan seseorang dengan akurasi tinggi agar laporan keuangan dapat dipercaya.

2. Entri Administrasi

Bidang data entry ini berkaitan dengan pengelolaan arsip, surat-menyurat, serta dokumen operasional kantor. Pekerjaan ini membantu menjaga kerapian dan keteraturan administrasi.

3. Entri Penjualan (Sales)

Ruang lingkup sales menangani pencatatan pesanan, invoice, hingga rekap penjualan. Informasi ini penting untuk dikelola sebagai dasar evaluasi performa dan strategi pemasaran.

4. Entri Keuangan

Sektor keuangan tugas utamanya berfokus pada anggaran, pengeluaran, dan catatan pembayaran perusahaan. Peran ini penting untuk memantau kondisi keuangan secara menyeluruh.

5. Entri Kesehatan

Contoh data entry ini bertanggung jawab untuk mengelola rekam medis, identitas pasien, serta jadwal layanan kesehatan. Ketepatan informasi sangat berpengaruh pada kualitas pelayanan medis.

6. Entri Ritel

Pekerjaan untuk sektor ritel memiliki tugas untuk menangani pencatatan stok, harga produk, dan kondisi gudang. Sistem pencatatan yang rapi dibutuhkan untuk membantu mencegah kelebihan atau kekurangan persediaan barang.

7. Entri Sumber Daya Manusia (HR)

Ruang lingkup pekerjaannya adalah mengelola informasi karyawan, absensi, dan sistem penggajian. Data ini nantinya digunakan untuk administrasi internal dan kebijakan ketenagakerjaan.

8. Entri Logistik

Tanggung jawab pekerjaan untuk bidang logistik berhubungan dengan pengiriman barang, inventaris, dan distribusi. Informasi yang akurat memastikan proses logistik berjalan efisien.

9. Entri Pendidikan

Tugasnya mencakup pencatatan data siswa, nilai akademik, dan administrasi sekolah. Sistem ini dibutuhkan guna mendukung pengelolaan kegiatan belajar-mengajar.

10. Entri Online

Bidang ini menangani input informasi ke platform digital seperti website, marketplace, atau sistem berbasis cloud. Jenis ini banyak digunakan dalam bisnis modern dan e-commerce.

Skill yang Dibutuhkan untuk Data Entry

Seorang operator data entry harus menguasai kombinasi kemampuan teknis dan nonteknis agar dapat bekerja secara optimal. Berikut beberapa keterampilan yang umum dibutuhkan terutama saat akan memulai kareir sebagai freelance data entry:

Hard Skills

• Penguasaan Perangkat Lunak: Mampu mengoperasikan aplikasi pengolah informasi seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sistem basis data lainnya.
• Ketelitian: Menjaga akurasi pencatatan agar tidak terjadi kesalahan input.
• Kecepatan Mengetik: Menyelesaikan pekerjaan secara efisien tanpa mengorbankan ketepatan.
• Pemahaman Informasi: Mengerti jenis catatan yang dikelola serta cara mengelompokkannya secara efektif.

Soft Skills

• Berorientasi Detail: Cermat dalam memeriksa dan mengelola catatan.
• Komunikatif: Mampu berkoordinasi dengan tim atau divisi lain terkait kebutuhan informasi.
• Manajemen Waktu: Dapat mengatur jadwal kerja dan menyelesaikan tugas sesuai tenggat.
• Mandiri: Mampu bekerja tanpa pengawasan ketat.

Tools yang Digunakan untuk Data Entry

Berperan penting dalam proses pengelolaan informasi perusahaan, terdapat sejumlah tools atau alat yang bisa digunakan agar data entry lebih cepat dan efisien. Beberapa perangkat tersebut adalah:

1. Microsoft Excel

Aplikasi spreadsheet ini banyak digunakan untuk menyimpan dan mengolah informasi dalam bentuk tabel. Fitur rumus, grafik, dan pivot table memudahkan pembuatan laporan serta analisis secara efektif dan efisien.

2. Google Sheets

Spreadsheet berbasis cloud ini dapat diakses dari berbagai perangkat selama terhubung internet. Keunggulannya terletak pada kolaborasi real-time dan dukungan add-on tambahan.

3. Google Forms

Merupakan alat praktis dari Google yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi langsung dari pengguna. Tersedia berbagai tipe pertanyaan serta opsi kustomisasi tampilan formulir.

4. SurveyMonkey

Platform survei daring ini dilengkapi dengan fitur logika lanjutan dan analitik mendalam. Tools ini cocok dipakai dalam pengumpulan serta analisis respons dalam skala besar.

5. Typeform

Jika ingin membuat formulir dengan tampilan interaktif dan antarmuka drag-and-drop, maka Typeform adalah alat yang dibutuhkan. Desainnya yang interaktif membantu meningkatkan pengalaman pengguna saat mengisi formulir.

6. Zoho Forms

Alat pembuat formulir yang satu ini dikenal fleksibel dengan fitur tema kustom dan analitik bawaan. Tools ini sangat berguna untuk kebutuhan pencatatan berbasis online.

7. Formstack

Tools data entry ini berupa flatform formulir digital dengan fitur logika dan pelaporan lanjutan. Formstack mendukung proses pengumpulan serta pengolahan informasi secara terstruktur dan efisien.