Mengasah Keterampilan Membuat Laporan Ringkas

Laporan yang panjang dan tebal lebih berpeluang membuat jemu, kalau bukan frustrasi, pembacanya. Tapi menyajikan laporan yang ringkas, bahkan memangkas dari yang sudah telanjur panjang, bukanlah pekerjaan yang mustahil.

Keterampilan untuk mengerjakan hal itulah yang diasah staf Manajemen Risiko Bank Mandiri dalam Pelatihan Menulis Laporan Efektif, yang berlangsung di Mandiri University, Jakarta, 19 dan 23 Februari 2018. Pengampunya, Tempo Institute, menghadirkan M. Taufiqurohman, Redaktur Senior Tempo, sebagai pengajar dan mentor.

Upik Trisda Leawaty, Kepala Divisi Risiko Fraud, mengakui manfaat keterampilan menulis itu setelah mengikuti pelatihan menulis laporan audit bersama Tempo Institute. Menurut dia, staf bagian Manajemen Risiko pun membutuhkan keterampilan serupa. Ia meminta Tempo Institute menggelar pelatihan yang terbagi dalam dua batch. “Agar mereka mampu menulis laporan yang ringkas dan mudah dipahami,” katanya.

Taufiqurohman membagikan kiat meringkas laporan. Menurut dia, jika laporan berisi satu topik, langkah pertama adalah memilih poin paling menarik, penting, atau yang terbaru. Misalnya yang terkait dengan modus, atau pelaku.

Jika laporan panjang dengan banyak topik, ia menyarankan untuk memulai dengan memecah beberapa laporan berdasarkan kategori. “Pilih beberapa fenomena atau data yang paling menarik atau penting di masing-masing kategori,” katanya. Misalnya soal pertumbuhan (naik atau turun), pangsa pasar (naik atau tergerus).

Penulis kemudian bisa membuat ringkasan eksekutifnya. Menurut dia, informasi dalam laporan ringkas ini setidaknya memiliki unsur 5W+1H: apa yang terjadi (what), kapan terjadinya (when), di mana saja terjadi (where), mengapa terjadi (why), bagaimana kejadiannya (how), dan diakhiri dengan usulan atau rekomendasi. Tren angka pertumbuhan atau sebaliknya bisa dibuatkan infografisnya, disertai penjelasan ringkas.

Yus Ardhiansyah, Kepala Divisi Pelatihan Tempo Institute, mengatakan pelatihan ini bertujuan menjawab kebutuhan atasan yang menginginkan laporan ringkas. “Para atasan tidak cukup banyak waktu membaca laporan yang tebal,” ujarnya.

Ia menyadari pelatihan sehari tak serta-merta membuat peserta jago menulis. Tapi, ”Yang penting setelah mendapat ilmu langsung diterapkan,” katanya.