Tips Membuat Format Laporan yang Efektif

Sebelum menulis laporan, Anda perlu mengetahui format laporan yang efektif. Dengan format laporan yang efektif, laporan akan menjadi jernih, jelas, dan mudah dimengerti. Laporan efektif adalah dambaan para pimpinan, baik di lembaga pemerintah, bisnis, maupun lembaga pendidikan. Laporan yang jernih, lengkap, dan tidak multitafsir bisa menuntun pimpinan untuk dapat mengambil kebijakan yang tepat. Sebaliknya, laporan yang membingungkan berisiko membuat pimpinan mengambil keputusan yang salah dan tak jarang berakibat fatal.

Sebuah laporan tak jarang ditulis sampai beratus halaman, tebal dan cenderung intimidatif, membuat orang enggan membaca keseluruhan laporan. Akibatnya, banyak data dan temuan penting ‘terkubur’ di antara tumpukan laporan. Padahal laporan menjadi pijakan setiap pengambilan keputusan.

Terdapat banyak jenis-jenis laporan, seperti laporan perjalanan dinas, laporan program CSR (Corporate Social Responsibility), laporan tahunan, laporan hasil audit, laporan studi banding, laporan kelayakan, laporan studi kasus, dan lain-lain. Apa pun jenis laporannya, format laporan adalah kunci menentukan cara sebuah laporan ditulis.

Format laporan yang baik dibuat secara terstruktur, efektif dan spesifik menyasar audiens. Misalnya, Canadian Foundation for Healtcare Improvement membuat format laporan 1-3-25. Angka-angka di format laporan ini mengacu pada jumlah halaman. Satu halaman pertama untuk atasan yang sangat sibuk, berisi pesan utama, opsi-opsi dan rekomendasi. Tiga halaman ringkasan eksekutif berisi konteks laporan, overview proses, kesimpulan, dan saran atau rekomendasi. Ringkasan eksekutif ini sebisa mungkin disajikan dengan bahasa yang populer. Terakhir adalah laporan lengkap, maksimal dua puluh lima halaman.

Pengambil kebijakan biasanya akan membaca ringkasan eksekutif. Karena ringkasan eksekutif memuat gambaran laporan secara menyeluruh, tapi dengan penyajian yang efektif, padat, tidak bertele-tele, jernih, dan dilengkapi dengan infografik. Infografik membantu pembaca mencerna data yang rumit.

Laporan efektif ini dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan. Seperti laporan perjalanan dinas, laporan program CSR (Corporate Social Responsibility), laporan tahunan, laporan hasil audit, laporan studi banding, laporan kelayakan, laporan studi kasus, dan lain-lain. Langkah-langkah membuat laporan perlu dipelajari agar kita bisa membuat laporan yang terstruktur, efektif dan spesifik menyasar audiens. Karena itu, Tempo Institute menggelar “Pelatihan Menulis Laporan Efektif,” yang bertujuan membantu profesional berbagai bidang berlatih menulis laporan yang efektif.

“Pelatihan menulis laporan efektif di Tempo Institute disajikan dengan metode yang intensif, interaktif, menyenangkan dan kaya praktik,” kata Yus Ardiansyah, kepala divisi pelatihan di Tempo Institute. Para jurnalis senior Tempo akan memandu langkah-langkah membuat laporan, mereka adalah Philipus Parera (Redaktur Eksekutif Koran Tempo), Susandijani (Redaktur), Jajang Jamaludin (Redaktur Utama Tempo), dan Yosep Suprayogi (Pemimpin Redaksi teras.id).

Selama tiga hari, peserta akan belajar tentang ragam laporan, teknik menulis laporan, tahapan menulis efektif, dan infografis. Peserta juga akan langsung praktek antara lain belajar membuat outline, memilah dan menyajikan data yang relevan, menarasikan laporan secara sistematis, memilih kata yang lugas, dan menyajikan data ke dalam infografik.

Berbagai lembaga di dunia pun sudah mulai mengembangkan laporan yang ringkas, kaya data, dan atraktif dalam bentuk taklimat kebijakan (policy brief). Laporan yang jernih, lengkap, dan tidak multitafsir bisa menuntun pimpinan untuk dapat mengambil kebijakan yang tepat. Sebaliknya, laporan yang membingungkan berisiko membuat pimpinan mengambil keputusan yang salah dan tak jarang berakibat fatal.

Demi menjaga kualitas pelatihan menulis laporan, peserta kelas dibatasi maksimal 25 orang. Peserta akan mendapatkan fasilitas berupa modul, sertifikat, kaus ekslusif, tas jinjing, konsumsi dan snack, serta voucher kelas online di Tempo Institute senilai Rp150.000. Silakan mendaftar melalui kelas.tempo-institute.org, atau menghubungi Putri di 081288151738 atau email ke [email protected].